元コミュ障のコミュニケーション講師 みやたさとし です。
このサイトでは、コミュ障さんが抱える様々なお悩みをわかりやすく解決していきます！
【今回のお悩み】
どうすればわかりやすい説明ができるようになるでしょう？
- 上司への業務報告
- 後輩への指導
- お客様への商品説明
- 取引先への問い合わせ
社会人になると、ものごとを説明する機会ってなにかと出てきますよね。
口下手な人の中には
「頭の中がゴチャゴチャになって、自分でも何を言っているのか途中からわからなくなってしまう…」
と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
しかも相手は友達ではなく、上司やお客さんなど「きちんと対応しなきゃいけない人」がほとんどなので、余計に緊張してしまいがち。
「で、結局なにが言いたいの？」
なんて思われて評価を落とさないためにも、わかりやすい説明のコツをしっかり身につけましょう！
説明のコツ① 紙に書き出す
説明下手で悩んでいる人がいきなり頭の中だけで文章を組み立てようとしても、上手くできるわけがありません。
脳みそのキャパって意外とせまいので、訳がわからなくなってゴチャゴチャになるだけです。
だからこそ！
事前に説明する内容がわかっているときは、要点を紙に書き出すクセをつけましょう！
僕もブログや講座の台本など長文を書くときは、いきなりパソコンに打ち込むことはしません。
まずはコピー用紙に伝えたいことを箇条書きするようにしています。
そして伝える順に番号をふったり、線でつないだりして、内容を整理してから本文を書きはじめます。
少しメンドくさいですが、紙に書いたほうがダンゼン頭の中が整理できますよ。
騙されたと思ってやってみてください(^^)
慣れてきたら短い説明なら、いちいち書かなくても順序立てて説明できるようになりますから！
説明のコツ② 結論から伝える
楽しさ優先の雑談なら結論（オチ）は最後に持ってきたほうがいい場合もありますが、わかりやすさ優先の説明ならば、結論は最初に伝えるのが鉄則です。
「結論→理由→具体例→まとめ」
という流れを意識しましょう。
ちなみにこの型のことをPREP法といいます。
● PREP法とは
- Point ：結論・主張
- Reason ：理由
- Example：具体例（事例、データ、例え話など）
- Point ：結論・主張
それぞれの頭文字をつなげたもので、この順番に説明することで誰でもわかりやすい説明をすることができます。
【例文】
●結論
コミュ障だと人に好かれにくいのは「話すのが下手だから」ではありません。
自己開示する量が少なすぎるせいで「よくわからない人」と思われることにあります。
●理由
なぜなら人は「よくわからないもの」に対してマイナスの先入観を持ち、警戒する心理を持っているからです。
ちなみにこの心理のことを心理学では「警戒仮説」と呼びます。
●具体例
例えばバラエティ番組などで「箱の中身はなんだろな」というゲームがあります。
中に入っているものはたわしとかコンニャクとか普段は何てことないものでも、見えなくなることで人はおっかなびっくり触るようになります。
原理としてはそれと同じです。
●まとめ
このように、自分をオープンにすることは人間関係を築く基本です。
…といった具合です。
業務報告のような簡単な説明であれば、具体例や最後のまとめは必要ない場合もあるでしょう。
そういう場合も「結論→理由」の流れを意識しましょう。
説明のコツ③ 短く、具体的に
僕は仕事がら、口下手で悩んでいる人の話を聞く機会が多いです。
その中で感じるのは、口下手を気にしている人ほど「とにかく長く話さねば！」という想いが強すぎるということです。
結果、ダラダラと話を長引かせてしまう傾向が強くなってしまいます。
「この件についてA社に問い合わせたのですが、担当者が不在だったので確認できなくて、でも16時ごろには帰ってくるとのことだったので、そのころにもう一度かけようと思っているんですけど…」
みたいな具合に(^_^;)
がんばって話そうとしている熱意はよ～くわかるのですが、残念ながら一文が長くなればなるほど「わかりにくさ」は増していきます。
そして話している自分でも、だんだん何が言いたいのかわからなくなってしまいます。
勇気を持って、一文を短く区切りましょう！
また、正しく情報を伝えるには、具体的に話すことも大切です。
例えば、「納期が少し遅れます」。
このような曖昧な表現だと、どれくらい遅れるのかわかりませんよね。
「少し」の感覚は人それぞれなので、あなたは一日二日のつもりでも、相手は「一、二時間のことだろう」と捉えているかもしれません。
このような認識のズレが生じてしまうと、「いつになったら持ってくるんだ！」とクレームが入ってしまうかも…。
「少し」「だいたい」「ほとんど」などの曖昧な表現は極力避けて、具体的な数字を使うクセをつけましょう。
まとめ
- 伝えたいことを紙に書き出す
- 【結論】→【理由】→【具体例】→【まとめ】の順番に話す
- 一文を短く＆具体的な表現を心がける
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